Czy nauczyłeś się zwyczaju wysyłania pocztą ślimakową i stresujesz się prostym działaniem adresowania koperty? Tak się dzieje, gdy nie robiłeś tego od dłuższego czasu, ale nie pozwól, aby powstrzymało cię to od wkładania długopisu na papier i wysyłania czegoś, co wymaga pieczęci.
Ważne jest, aby umieścić adresata adresata i nadawcy w odpowiednich miejscach na kopercie. Sprawdź dokładnie adres odbiorcy, aby upewnić się, że masz poprawny adres.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz interesy za pośrednictwem usługi pocztowej, czy wysyłasz komuś list miłosny, musisz znać właściwy sposób adresowania koperty. Czasami wymagane jest wysyłanie papierowej korespondencji biznesowej pocztą. Podczas gdy wysyłanie wiadomości i podziękowań za pośrednictwem poczty elektronicznej stało się akceptowalne, jeszcze lepszą etykietą jest wysyłanie odręcznych notatek.
Proste kroki
W niektórych przypadkach wysyłanie wiadomości e-mail jest w porządku, ale zdarzają się sytuacje, w których warto zastosować staroświecką metodę korespondencji. Niezależnie od tego, czy wysyłasz zaproszenie, list z podziękowaniami, czy list, musisz podać kilka podstawowych informacji na kopercie, aby upewnić się, że dotrze ona do miejsca docelowego na czas.
Adresowanie koperty nie jest trudne, jeśli rozumiesz niektóre z podstaw. USPS musi znać miejsce docelowe, a także skąd przychodzi poczta, na wypadek, gdyby wystąpił problem z dostarczeniem i musi zostać zwrócony.
Wytyczne dotyczące adresowania koperty mają na celu ułatwienie pracownikom pocztowym sortowania i dostarczania poczty. Jeśli staniesz się zbyt kreatywny, spowolnisz przewoźnika i możesz nawet zaryzykować wysłanie listu na zły adres. Zachowaj swoją kreatywność dla tego, co jest w środku dla USPS.
Upewnij się także, że piszesz wyraźnie, aby adres był łatwy do odczytania. Używanie kursywy lub kursywy może obciążać oczy przewoźnika.
Ogólne wytyczne dotyczące poczty amerykańskiej
Przez większość czasu możesz polegać na ogólnych zalecanych zasadach adresowania koperty, niezależnie od tego, czy wysyłasz list biznesowy czy list z podziękowaniem. W lewym górnym rogu potrzebujesz nazwy nadawcy w górnym wierszu, adresu lub skrytki pocztowej w drugim wierszu oraz miasta, województwa i kodu pocztowego w trzecim wierszu.
W środkowej części koperty należy umieścić nazwę docelowego odbiorcy w górnym wierszu, jego adres w następnej linii, a miasto, stan i kod pocztowy w trzeciej linii - dokładnie tak, jak napisałbyś Informacja. Może być jednak potrzebny dodatkowy wiersz na nazwę firmy lub jednostki adresu, na przykład numer mieszkania lub apartamentu.
Będziesz chciał dodać tytuły, takie jak „Dr.” lub „Pani” jeśli wiesz, że adresat woli zostać zaadresowany jako taki. Powinieneś to również zrobić, wysyłając wiadomość do osoby starszej lub upoważnionej do okazania szacunku.
W niektórych przypadkach, na przykład gdy kobieta mieszka sama, ludzie wolą nie umieszczać pełnego imienia na zewnętrznej stronie koperty. Możesz użyć inicjału, takiego jak „M. Peabody”. To sprawia, że nazwa jest mniej specyficzna dla płci i może dać osobie bardziej bezpieczne poczucie anonimowości.
Jeśli odbiorca tymczasowo przebywa w czyimś domu lub obawiasz się, że USPS może nie dostarczyć poczty o nieznanym nazwisku, możesz dodać notatkę pod nazwiskiem odbiorcy, że dba ona o kogoś, kto mieszka pod tym adresem. Na przykład możesz użyć „C / O John Smith” w wierszu pod „Mildred Thomas”.
Reguły listów biznesowych
Wysyłając list biznesowy, musisz zachować profesjonalną etykietę podczas całego procesu. Zacznij od ogólnych wskazówek i dodaj kilka dodatkowych informacji.
Po nazwisku odbiorcy dodaj jego pozycję, na przykład „Dyrektor marketingu”. Spróbuj zrobić to w tym samym wierszu co nazwa, ale jeśli nie ma wystarczającej ilości miejsca, możesz przenieść tytuł w dół do następnego wiersza.
Poniżej dodaj nazwę firmy, a następnie adres zgodnie z powyższymi ogólnymi wytycznymi. Jeśli nie masz pewności co do nazwy odbiorcy, możesz napisać „Attn: Director of Marketing”.
Mail do zagranicznych instalacji wojskowych
Gdy wysyłasz list do osoby przebywającej za granicą, skorzystaj z tych samych ogólnych wskazówek z kilkoma dodatkami. Będziesz chciał dodać rangę i imię i nazwisko odbiorcy. Numer jednostki lub eskadry powinien znajdować się w drugiej linii.
Kolejny wiersz powinien zawierać APO lub FPO, zgodnie z miejscem, w którym dana osoba stacjonuje, a następnie skrót regionu. Ostatni wiersz powinien zawierać nazwę lub skrót kraju drukowanymi literami. Zawsze dodawaj pełny kod pocztowy, aby upewnić się, że dotrze do miejsca docelowego.
Reguły adresowe wysyłania do innych krajów
Ogólne zasady adresowania koperty dla europejskich lub innych zagranicznych miejsc docelowych są podobne. Rozpocznij od nazwy i tytułu odbiorcy w pierwszym wierszu, a następnie adresu w drugim wierszu, miasta, prowincji i województwa oraz kodu pocztowego w następnym wierszu. Ostatnia linia powinna zawierać nazwę kraju wielkimi literami. Pod adresem zwrotnym należy wpisać „USA”