sturti / Getty Images
Przeprowadzka biura jest skomplikowana. Przy tak wielu rzeczach do zrobienia łatwo jest przeoczyć mniejsze, ale ważne zadania. Aby utrzymać porządek w biurze, skorzystaj z poniższej listy kontrolnej, która zapewni, że nic nie zostanie cofnięte.
Upewnij się także, że masz listę kontrolną niezbędnych zadań, które pomogą w przeprowadzce biura.
Klienci i klienci
Warto najpierw powiadomić bazę klientów o przeprowadzce, najlepiej przynajmniej na miesiąc przed przeprowadzką. Podaj informacje o nowej lokalizacji, wysyłając formalny list lub wiadomość e-mail z mapą załączoną lub dołączoną do wszystkich osób w bazie danych firmy. Lub w przypadku sklepu detalicznego, umieszczając mapę i znak powiadomienia na drzwiach wejściowych i zapewniając małą ulotkę przy każdym zakupie. Zamieszczaj informacje na swojej stronie internetowej z łatwymi do naśladowania wskazówkami i wszelkimi szczegółami, które sprawią, że Twoi klienci wrócą; może to obejmować sprzedaż wprowadzającą lub oficjalną imprezę otwierającą.
Powinieneś także poinformować swoich klientów, czy w ogóle będziesz się zamykać podczas przeprowadzki, czy skracać godziny pracy. Będzie to krytyczne powiadomienie, aby klienci nie byli sfrustrowani, jeśli drzwi są zamknięte. Wiedząc z wyprzedzeniem, kiedy będziesz otwarty dla biznesu, zaoszczędzisz wiele połączeń telefonicznych od klientów i uniemożliwisz im skontaktowanie się z konkurencją w celu uzyskania usługi. Innymi słowy, poinformuj swoich klientów o swoim planie obsługi ich podczas przejścia.
Dostawcy usług, dostawcy i agencje rządowe
Powiadamiaj usługi i dostawców, że Twoja firma regularnie korzysta z nich. Może to obejmować drukarkę, kuriera, sklep z artykułami biurowymi lub dostawcę usług internetowych.
Banki i ubezpieczenia
Banki będą wymagały wcześniejszego powiadomienia; musisz zmienić adres na czekach firmowych, a następnie wydrukować czeki, powiadomić firmy wydające karty kredytowe oraz wszelkie inne instytucje finansowe lub usługodawców. Możesz zdecydować, że Twoja firma skorzysta na przeniesieniu kont firmowych z jednego banku do drugiego lub z jednego oddziału do drugiego; porozmawiaj z przedstawicielem banku o usługach dostępnych w nowej lokalizacji / dzielnicy.
Firmy ubezpieczeniowe również wymagają wcześniejszego powiadomienia. Będą musieli ocenić nowe miejsce i w razie potrzeby przedstawić nowe oszacowanie. To świetny czas, aby porozmawiać z ubezpieczycielem na temat przenoszenia ubezpieczenia i tego, co będzie potrzebne, aby zapewnić ochronę biura.
Zmień przychodzące wiadomości telefoniczne
Oprócz aktualizowania informacji o firmie i materiałów marketingowych istnieją inne sposoby, aby zapewnić, że społeczeństwo dowie się o nadchodzącym ruchu. Dodaj powiadomienie do automatycznej sekretarki / usługi poczty głosowej, podając datę przeniesienia, miejsce przeprowadzki i sposób, w jaki może to wpłynąć na usługę. Podaj także informacje kontaktowe dla tych klientów, którzy mogą mieć konkretne obawy.
Niech pracownicy zmienią również linię poczty głosowej w biurze bezpośrednim, podając informacje o przeprowadzce i nowym adresie. Ponownie jest to łatwy sposób przypomnienia kontaktom o przeniesieniu i poinformowania o zmianach tych, którzy nie są w bazie danych kontaktów.
Zmień linię podpisu
Dodanie powiadomienia w wierszu podpisu e-mail dla wszystkich pracowników gwarantuje, że każdy wysłany e-mail będzie przypominał odbiorcy o nadchodzącym ruchu. To świetny sposób na dotarcie do osób, które nie znajdują się na liście kontaktów firmy.
Znaczek korespondencji wychodzącej
Kup czerwony znaczek z napisem „Uwaga nowy adres”; znaczki zwykle można kupić w sklepie z artykułami biurowymi. Stempluj zaktualizowane papier firmowy, aby upewnić się, że odbiorcy są świadomi zmiany adresu. Pamiętaj, że ten krok powiadomienia może nie mieć zastosowania do momentu zakończenia przenoszenia.
Telefon
Powinno to być pierwsze narzędzie, z którym skontaktujesz się w sprawie przeprowadzki; chcesz mieć pewność, że Twoja firma pozostanie otwarta podczas przeprowadzki lub że wystąpi jak najmniej zakłóceń. Poinformuj firmę telekomunikacyjną, kiedy przeprowadzka, i poproś o zainstalowanie telefonów i przygotowanie ich do działania w nowej lokalizacji na dzień przed datą wprowadzenia, aby upewnić się, że system jest uruchomiony w dniu wprowadzenia.
Poproś firmę o skonfigurowanie systemu przekierowania połączeń obowiązującego w dniu przeprowadzki. Jeśli Twoja firma zmienia numery telefonów, poproś o dodanie do starego numeru komunikatu informującego osoby dzwoniące o zmianie numeru telefonu. Po przeprowadzce warto zadzwonić na stary numer, aby upewnić się, że usługa jest dostępna. Upewnij się również, że nowy numer firmy i adres są zaktualizowane w następnej książce telefonicznej i książce telefonicznej.
Konta pocztowe, e-mail i konta społecznościowe
Powiadom pocztę o swoim przeprowadzce i umów się na przekazanie poczty przez kilka miesięcy po przeprowadzce. Jak wspomniano wcześniej, dodaj powiadomienie o przeniesieniu do linii podpisu pracownika przed przeniesieniem, a także po przeniesieniu; po przeniesieniu podpis powinien poprosić odbiorcę o odnotowanie zmiany adresu i danych kontaktowych.
Również regularne firmy kurierskie, które odbierają i wysiadają, powinny być również powiadamiane o zmianie adresu i wszelkich zmianach w usługach.